Lavorare in un ufficio in molte occasioni presenta molte sfide per molti, specialmente quando non hanno molta esperienza nell’esercizio di questo tipo di funzioni. Per lavorare in un ufficio è importante avere le competenze di questo ambiente che ti consentiranno di completare i compiti che ti sono stati affidati. Una di queste competenze è la gestione di alcune attrezzature necessarie per soddisfare le esigenze dell’azienda per cui lavori.
Una delle apparecchiature di grande importanza che devi gestire è il telefono multilinea , molto importante per la compagnia per rimanere in comunicazione. Il suo utilizzo è abbastanza semplice, ma se non si tiene conto della procedura corretta, la pressione quotidiana nel proprio ambiente di lavoro può portarvi a commettere errori. Ma non preoccuparti di Mira. Come farlo, ti insegneremo come utilizzare facilmente un telefono multilinea.
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Utilizzare correttamente il telefono di Office
Per utilizzare correttamente il telefono multilinea del tuo ufficio, segui questi semplici passaggi:
- Quando si sente che l’ avviso sonoro è stato attivato sul telefono , è importante rispondere immediatamente .
- Per fare ciò è importante sapere che questo tipo di telefono contiene una serie di pulsanti con numeri disegnati . Questi numeri rappresentano ciascuna delle linee che la società che rappresenta ha.
- Quindi per rispondere alla chiamata in arrivo dovrai guardare il pulsante che ha una luce lampeggiante . Dopo averlo identificato, premi quel pulsante.
- Prendi immediatamente il ricevitore, quando rispondi con il saluto che la compagnia ha già preimpostato.
- Una volta che il chiamante ti dice quello che vuole, risponde alla tua richiesta , molte volte per questo dovrai trasferire le chiamate.
- Potresti trovare conveniente mettere in attesa la persona mentre partecipa alla tua richiesta, per questo è importante individuare il pulsante a tale scopo. Su molti telefoni è identificato come “Pausa” o “In attesa”.
- Se è necessario trasferire la chiamata, è necessario individuare il pulsante “Trasferisci”, è necessario premerlo. Quindi è necessario selezionare il pulsante della linea o dell’interno richiesto dal chiamante. Quindi è necessario premere nuovamente “Trasferisci”.
- È importante disporre di un elenco che identifichi tutti gli interni della società in modo da non trasferire chiamate errate.
Usando bene i telefoni multilinea
Prima di spiegarti come utilizzare il telefono multilinea, non vogliamo ignorarti per tenere d’occhio come rispondere alle chiamate . È importante agire in modo molto gentile poiché ciò darà prestigio alla società che rappresenti. Il discorso professionale che hai allo stesso modo consentirà all’azienda di essere riconosciuta come tale e ovviamente ti trarrà beneficio personalmente.
Abbi cura delle espressioni che usi, non dovrebbero essere espressioni molto colloquiali, dovrebbero trasmettere abbastanza rispetto al tuo interlocutore . Di ‘ “Buongiorno” o ” Buon pomeriggio ” a seconda del caso e richiedi gentilmente di identificarti e di cosa desideri. Non lasciare molto tempo in attesa, se pensi di averlo fatto, scusati.
È così facile usare il telefono multilinea nel tuo ufficio, è importante che impari a lavorare sotto pressione per usarlo senza complicazioni.
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