Trucchi per Microsoft Outlook: diventa un esperto con questi suggerimenti e suggerimenti segreti – Elenco 2019

Microsoft sin dal suo inizio è sempre stata caratterizzata presentando il miglior software sul mercato e quando alcuni dei suoi servizi non offrivano tutto il loro potenziale hanno fatto una migrazione, ecco come Outlook proveniva da Hotmail.

Anche così, è arrivato un po ‘tardi sul mercato, ed è per questo che ci sono molte obiezioni da parte degli utenti quando creano un account in questo servizio di posta elettronica.

Ecco perché oggi ti abbiamo portato alcune delle caratteristiche che distinguono Outlook dalla concorrenza e alcuni trucchi che ti aiuteranno a ottenere il massimo dal tuo account.

Quali caratteristiche rendono Microsoft Outlook un servizio di posta unico?

Nonostante le avversità che Microsoft ha affrontato in passato, con il precedente servizio di posta elettronica “Hotmail”, questa società ha imparato a imparare dai suoi errori e oggigiorno fornisce un servizio di alta qualità e senza nulla da invidiare agli altri aziende.

Questo fantastico servizio di Microsoft è online dal 2013 e dalla sua partenza si è distinto solo per le sue eccellenti caratteristiche. Esiste una potente funzionalità che definisce molto bene la qualità del suo servizio e questa è la “Visualizzazione attiva”, questa funzione consente all’utente di interagire con tutto ciò che riceve per posta senza uscire o senza dover scaricare il file.

Ad esempio, se ricevi un’email in cui ti inviano un collegamento con un video di YouTube o qualsiasi altra banca video, può essere riprodotto dall’e-mail senza la necessità di aprirlo direttamente sulla piattaforma.

La vista attiva garantisce che gli utenti possano visualizzare le informazioni più comodamente dalla stessa interfaccia e persino fornire informazioni in tempo reale su alcuni servizi, per citare alcuni, il monitoraggio online di una spedizione postale.

Si distingue anche per il suo impegno in cui i clienti hanno tutti i loro vassoi ordinati e puliti di informazioni irrilevanti. Per questo, ha un sistema di scansione che si occupa dell’organizzazione delle informazioni e consente di eliminare grandi quantità di posta in una volta.

Un’altra delle peculiarità che maggiormente lo migliorano e lo rendono un servizio unico, è l’integrazione che ha con i più noti processori di parole e numeri al mondo, è la suite per ufficio Microsoft.

Con Microsoft Outlook hai accesso a Office Word, Excel, PowerPoint e altri programmi più online, quindi con questo account puoi accedere e condividere tutti i tuoi documenti che hai ancorato lì. Ha anche l’ integrazione con quasi tutti i social network, il che rende possibile rispondere ai messaggi da queste piattaforme in questo modo, ad esempio quelli di Facebook.

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Elenco dei migliori 20 trucchi per ottenere il massimo dalla posta di Microsoft Outlook

Successivamente, vedremo 20 modi migliori per sfruttare Microsoft Outlook attraverso alcuni suggerimenti e trucchi che menzioneremo:

Tasti di scelta rapida

Tutti i software per computer dispongono di comandi strategici che consentono di accelerare gli ordini di determinati processi. Queste scorciatoie di solito semplificano i processi di base dell’applicazione, quindi ora vedremo alcuni dei più utili in questa applicazione.

  • «Ctrl + R»: Rispondi all’e-mail.
  • «Ctrl + M»: consente di rispondere e ricevere il menu e-mail.
  • «Ctrl + U»: nuova e-mail.
  • «Ctrl + D»: elimina la posta selezionata.
  • «Alt + W»: vai all’email successiva.
  • «Alt + R»: Rispondi a tutti nella posta.
  • «Alt + S»: invia e-mail.

Articoli rapidi

Un ottimo modo per risparmiare tempo nella scrittura di e-mail è quando abbiamo un’introduzione o alcune frasi che di solito usiamo in molti di questi, quindi non scriverli tutti i giorni e ripetutamente possiamo salvarli negli articoli rapidi.

Se ne hai bisogno, devi solo selezionarli per apparire immediatamente nel testo:

  • Per fare ciò dobbiamo in una e-mail che stiamo scrivendo selezionare quelle frasi che riteniamo debbano essere salvate come “Elementi rapidi” e ombreggiate con il cursore.

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  • Quindi premere i tasti «Alt + F3».
  • Per inserire questi elementi nel nostro messaggio quando stiamo per scrivere una e-mail, dobbiamo solo inserire la scheda “Inserisci” e nel menu in alto, proprio sul bordo destro, troveremo l’opzione “Testo”.
  • Nel menu che verrà visualizzato, fai clic su “Elementi rapidi” e nella finestra a discesa successiva scegli “Glossario”.
  • Finalmente qui sceglieremo l’elemento da inserire e pronto.

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Messaggi di gruppo

Quando riceviamo un gran numero di messaggi nel nostro vassoio, può essere un po ‘difficile individuare uno di questi specificamente in seguito. Per risolverlo possiamo usare un buon trucco, per questo andiamo al menu principale e andiamo alla scheda «Visualizza».

Lì in alto troveremo «Mostra messaggi nelle conversazioni», questo dovrebbe essere contrassegnato per attivarlo ed essere in grado di usarlo.

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posta indesiderata

Sicuramente hai ricevuto messaggi che non sono di tuo interesse o da persone o aziende che si preoccupano di informazioni irrilevanti o offrono prodotti e servizi che non sono di tuo gradimento. Se è così, dovresti sapere che hai la possibilità di bloccare determinati utenti e per questo ci sono due semplici metodi.

  • Dal menu “Start” fai clic sul piccolo simbolo “Proibito” situato vicino al lato sinistro, questo è il pulsante spam.
  • Nella scheda visualizzata, fai clic sul punto “Opzioni per lo spam”.

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  • Quindi nella nuova finestra andiamo alla scheda «Mittenti bloccati» e facciamo clic su «Aggiungi».

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  • In questa parte dobbiamo inserire l’indirizzo elettronico dell’utente o della società che vogliamo bloccare.

L’altro modo più semplice è fare clic con il tasto destro del mouse su qualsiasi e-mail dell’utente che vogliamo bloccare e selezionare l’opzione “Spam”, quindi “Blocca mittente”.

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Pulizia intelligente

Microsoft Outlook ha un sistema di pulizia che dobbiamo configurare per avere la migliore esperienza.

  • Per utilizzarlo ci inseriamo nella voce nel menu «Start» , selezionare l’opzione «Pulizia» e da qui possiamo eliminare un’intera serie di e-mail come conversazione, cartelle e sottocartelle.

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  • Ma se dopo aver premuto una di queste 3 opzioni invece di fare clic su “Pulisci”, facciamo clic su “Impostazioni”, possiamo ottimizzare il lavoro un po ‘di più.

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  • Nella finestra successiva che si apre scendiamo nel menu “Posta” e nella sezione “Pulizia conversazioni” selezioniamo i parametri di cui abbiamo bisogno.

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Firma personale

In Outlook è possibile personalizzare le e-mail da inviare con una firma personale, questo è molto utile per mostrare una buona immagine aziendale.

  • Per fare questo dobbiamo creare la firma in un nuovo messaggio, diamo l’opzione di “Firma” situata vicino al bordo destro e quindi in quello che verrà visualizzato fare clic su dove si dice “Firme”.

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  • Una volta lì, possiamo creare o inserire una firma già digitalizzata, oppure puoi persino usare un logo.

tracciato

Questo ci consente di tracciare tutti i messaggi, quindi se dobbiamo ricevere una notifica in un momento specifico per rispondere a qualsiasi e-mail, possiamo pianificare un allarme di tracciamento.

  • Se facciamo clic con il tasto destro del mouse su qualsiasi e-mail, nella sezione “Follow-up” possiamo scegliere di essere avvisati oggi, domani, la settimana successiva o l’altro sopra, tutto dipende da ciò di cui hai bisogno.

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  • E se facciamo clic su “Aggiungi avviso” possiamo scegliere un orario più specifico.

note

È possibile mantenere uno spazio di lavoro più pulito usando le note, in modo da avere a portata di mano tutti i dati importanti che è necessario utilizzare in una o più e-mail al giorno.

  • Per usarli, premi i tasti «Ctrl + Shitf + N».

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Con questo trucco avremo senza dubbio un supporto e un’organizzazione migliori quando li scriveremo meglio.

Invia SMS

Questo è un trucco meraviglioso che ci consente di inviare SMS dalla posta, il suo funzionamento è molto semplice, non ci resta che inserire nel mittente il numero di telefono del contatto e l’indirizzo e-mail dell’operatore con il quale detta linea funziona.

Applicarlo sarebbe qualcosa del genere:

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regole

La creazione di regole nella posta elettronica Microsoft è un trucco molto utile quando si organizzano informazioni e messaggi.

  • Nella schermata principale vicino al lato destro abbiamo l’opzione “Sposta”, questa a sua volta visualizza l’opzione “Regole”, e nell’ultimo menu a discesa c’è l’opzione “Crea regola”.

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Da qui possiamo configurare i parametri per il software affinché intraprendano azioni quando un’e-mail soddisfa le condizioni.

Ad esempio, puoi scegliere di fare in modo che tutte le e-mail dell’utente “X” vadano nella cartella “X” e così via.

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In questo modo possiamo mantenere un buon controllo sulle informazioni che entrano nella posta e che sono organizzate secondo le nostre preferenze.

Filtra i messaggi

Un ottimo trucco per trovare messaggi in una gigantesca casella di posta è applicare uno o più filtri.

  • Dal menu “Start” sul lato destro troverai l’opzione “Cerca”, quando la premi, verrà visualizzata l’opzione “Filtro e-mail”.

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  • Sarà qui che sceglieremo quale filtro utilizzare per trovare le e-mail che soddisfano tali specifiche.

Nuove cartelle

Un altro modo molto utile per organizzare i messaggi per renderli più facili da trovare è attraverso le cartelle.

  • Per fare ciò, andiamo alla scheda “Cartella” e selezioniamo l’opzione “Nuova cartella” che si trova prima sul lato sinistro del menu.

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  • In questo sceglieremo il nome, il contenuto della cartella e la sua posizione.

Cerca cartelle

Dalla stessa scheda “Cartella” possiamo creare una cartella specifica per le ricerche di posta.

  • Questo viene fatto facendo clic su “Nuova cartella di ricerca”; opzione che si trova sul lato sinistro.

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  • In questo modo possiamo scegliere tra e-mail non lette, e-mail contrassegnate per il monitoraggio o e-mail da persone specifiche, tra molte altre opzioni.

Pulizia delle cartelle

Un’ottima funzione per mantenere l’ordine del nostro vassoio è quella di pulire i messaggi ridondanti nelle cartelle.

Questo trucco è molto buono, dal momento che non elimina tutto nella sua interezza, ma solo quei messaggi ripetuti che vengono creati durante il thread delle conversazioni, lasciando solo i più recenti e importanti.

  • Per questo, basta inserire la sezione “Cartelle” e nel pannello di sinistra, fare clic destro sulla cartella che è necessario svuotare e fare clic su “Pulisci cartella”.

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Classificazione dei colori

Ogni volta che riceviamo un’email possiamo assegnare loro una categoria importante in base al colore che assegniamo.

Con questo possiamo stabilire una gerarchia tra l’importante e l’urgente, per farlo dobbiamo solo fare clic con il tasto destro del mouse sulla posta ricevuta e nella sezione “Classificare” scegliere il colore desiderato.

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Gruppi di contatti

Possiamo organizzare i nostri contatti attraverso gruppi per rendere molto più facile trovarli, questo può anche essere molto utile per l’invio massiccio di informazioni.

  • La prima cosa è andare alla sezione “Contatti”, possiamo accedervi da una piccola icona che si trova nella parte inferiore dello schermo a sinistra.

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  • Quindi, trovandoti nella schermata «Start» , fai clic su «Nuovo gruppo di contatti» e nella finestra pop-up, fai clic su dove dice «Aggiungi membri».Infine, dobbiamo scegliere l’opzione “Dai contatti di Outlook”.

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  • Già in quella parte dovremmo aggiungere tutti i contatti in base al gruppo, ad esempio i collaboratori.

Pianifica email

Dopo aver scritto un messaggio importante per un contatto, potrebbe non essere necessario inviarlo immediatamente per motivi personali o lavorativi.

Per questo puoi lasciare il messaggio programmato per essere inviato all’ora specificata da te.

  • Per avviarlo, fai clic sulla scheda “Opzioni” e scegli l’opzione “Ritarda consegna” nel menu in alto a destra .

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  • Quindi, in questa finestra , possiamo specificare la data e l’ora esatte della consegna e anche impostare un termine di scadenza nel caso in cui sia necessario eliminare il messaggio una volta visualizzato.

Passaggi rapidi

I passaggi rapidi sono il modo più semplice per fare le cose in questa applicazione, alcuni di questi sono già preconfigurati e altri devono essere creati da soli.

Questi di solito accorciano molto i processi e fanno risparmiare tempo di lavoro, tutto ciò che devi fare è posizionarti nella schermata principale e fare clic sull’opzione “Passaggi rapidi” che si trova al centro del menu in alto.

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Lì troveremo opzioni come l’ invio diretto al capo o l’invio di risposta, l’eliminazione del messaggio originale e tutto quel genere di cose. Ma se fai clic su “Crea nuovo” puoi creare il tuo passo veloce, poiché le opzioni sono quasi illimitate, quindi non ci saranno problemi con quelli che decidi di creare.

Finestre multiple

Il servizio non è solo e-mail di Microsoft Outlook, dal momento che anche ha una rubrica, un blocco note e un calendario interattivo.

Gli utenti di solito possono scorrere questi servizi dal pannello in basso a sinistra facendo clic su ciascuna delle piccole icone che lo rappresentano. Tuttavia, esiste un trucco che ci consente di aprirli tutti contemporaneamente per poterli visualizzare più rapidamente e anche se hai più schermi o un grande schermo puoi vederli tutti nello stesso spazio.

Segui le istruzioni:

  • Devi solo fare clic con il tasto destro del mouse sull’icona del servizio che desideri aprire e selezionare in «Apri in una nuova finestra».

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Importa email

Come ultimo trucco abbiamo scelto quello che ti consente di avere un backup sul computer di tutte le informazioni trovate nella tua e-mail.

  • Per questo dovremo solo fare clic su “File” che si trova proprio nell’angolo in alto a sinistra, quindi fare clic su “Apri ed esporta”, infine fare clic su “Importa o esporta”.

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Da questo punto possiamo esportare le informazioni in un file sul computer per smaltirle in caso di perdita dell’account.

In caso di domande, lasciarle nei commenti, ti risponderemo al più presto e sarà sicuramente di grande aiuto per più membri della community. Grazie!

 

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